O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — e-Social surgiu a partir do decreto 8373 de 2014.
Este decreto unificou a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Seu principal objetivo é minimizar a burocracia no ambiente de negócios e padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição dessas informações.
Então, ao invés de entregar relatórios e formulários, em papéis ou em diferentes sistemas, a diversos órgãos públicos, as organizações podem fazê-lo através desse sistema, o que simplifica bastante a vida de um empregador.
Neste artigo, apresentamos como funciona o sistema e como você deve realizar seu cadastro para não ser afetado pelas sanções estabelecidas em lei.
Quem deve usar o e-Social?
De modo a viabilizar a garantia de direitos aos empregados e, também, simplificar o cumprimento das obrigações por parte dos empregadores, o Governo Federal instituiu o uso do e-Social.
Esse sistema possui dois módulos disponíveis para utilização: módulo Simplificado e Módulo Web Geral.
O empregador doméstico, o segurado especial e o microempreendedor individual (que contratar empregados), devem utilizar o Módulo Simplificado.
Entende-se por segurado especial, um trabalhador rural que atua na atividade agropecuária em pequena propriedade rural ou como pescador artesanal, ou em outras atividades rurais definidas pela lei.
As demais empresas e empregadores de pessoas físicas que não se encontram nos grupos acima citados, precisam utilizar o Módulo Web Geral.
Em suma, se você é um empregador com um ou mais funcionários contratados pela Consolidação das Leis Trabalhistas — CLT, você deve utilizar o sistema para cumprir com suas obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
Como funciona o e-Social?
Para utilizar o sistema é preciso realizar alguns passos. Listamos abaixo dicas que vão te ajudar nesta jornada.
Passo 1: Consulta Qualificação Cadastral Do Empregado (CPF X NIS)
Para garantir que o cadastro do seu empregado não terá problemas no sistema, é importante que você, empregador, faça uma consulta para verificar se o CPF e o NIS do seu empregado está apto a ser utilizado no e-Social.
Para esta consulta, você pode acessar a página inicial do sistema e clicar no link referente a “Consulta Qualificação Cadastral“.
Após informar os dados do trabalhador, o sistema valida se essas informações estão compatíveis com as bases do Governo.
Passo 2: Cadastrar seu Acesso
Ao acessar o sistema, você poderá optar por fazê-lo pelo Código de Acesso ou pelo Certificado Digital. São quatro perfis disponíveis no sistema:
- Acessar o meu e-Social (Titular): Nesta opção, o empregador poderá visualizar e editar os dados dos trabalhadores vinculados ao seu CPF ou CNPJ.
- Procurador de Pessoa Física — CPF: Para utilizar esta opção é preciso cadastrar a procuração no sistema e-CAC da Receita Federal. Para consultar e editar os dados, deve informar o CPF do empregador.
- Procurador de Pessoa Jurídica — CNPJ: Para utilizar esta opção é preciso cadastrar a procuração no sistema e-CAC da Receita Federal. Para consultar e editar os dados, deve informar o CNPJ do empregador.
- Responsável Legal do CNPJ perante a RFB: O acesso é feito com certificado digital para pessoa física (e-CPF) do administrador cadastrado na base da Receita Federal.
Passo 2: Cadastrar Empregador
Agora, você irá informar seus dados ao sistema e realizar o seu cadastro para receber a autorização de acesso ao mesmo.
Passo 3: Cadastrar dados do Empregado
Agora você irá informar os dados do seu(s) empregado(s) para poder gerar os documentos estabelecidos em lei, como folha de pagamento, CAT e ASO, por exemplo.
Passo 4: Folha de recebimentos e pagamentos
Para conseguir emitir uma folha de recebimento ou pagamento, você precisará:
- Preencher remuneração mensal;
- Informar o Pagamento e encerrar a folha de pagamento; e
- Emitir guia.
Caso você seja um segurado especial, você precisará informar a comercialização de produção rural, antes mesmo de encerrar a folha de pagamento.
Como o e-Social pode afetar sua empresa?
Como vimos nos 4 passos acima, você como empregador precisa informar cada movimento de seu empregado.
Isso significa que seus processos precisam ser revistos e eles precisam estar redondos para que sua empresa possa estar em dia com as exigências do Governo Federal.
Esse sistema funciona como um diário das atividades do empregado em sua empresa. Mas como assim um diário?
Vamos lá!
Todos os eventos, considerado um fato jurídico-trabalhista, que ocorrem com seu funcionário, tais como afastamentos (doenças, licenças, férias), comunicação de acidente de trabalho, aviso e demissão devem estar devidamente registrados no e-Social.
Isso acontece porque o sistema foi pensado para funcionar como um livro que inclui novas páginas à medida que você envia uma informação.
Por exemplo: A empresa XPTO contratou Camila no dia 01/10/2019 para exercer a atividade de auxiliar administrativa.
No dia 25/03/2020, Camila sofreu um acidente de trabalho no percurso para a empresa e precisou se afastar do serviço por 10 dias.
Os eventos enviados ao sistema seriam: a admissão de Camila na empresa, o valor da sua remuneração, o registro do acidente de trabalho e o afastamento por acidente relacionado ao trabalho. O envio de cada evento é importante, porque o sistema trabalha na ordem cronológica dos acontecimentos.
No caso do afastamento por “Acidente/Doença relacionada ao trabalho”, além de realizar o registro no sistema, você precisará registrar também a Comunicação de Acidente do Trabalho — CAT.
O não registro de um movimento do seu funcionário que corresponde a um evento no e-Social acarreta multa de diversos valores, a depender da situação não cadastrada.
E como gerenciar esses eventos?
Muitas empresas, de modo a terem um maior controle do gerenciamento de suas atividades e estarem em dia com as prestações de contas com o governo, preferem terceirizar algumas de suas funções.
Dentre essas funções, sua corporação pode optar por contratar uma empresa terceirizada especialista, por exemplo, em recursos humanos, assuntos jurídicos e segurança ou saúde no trabalho.
Contratar essas empresas para cuidar dessa parte na sua corporação pode fazer você economizar dinheiro — pois não precisará se preocupar com o treinamento do seu pessoal no uso do sistema instituído pelo Governo e, principalmente, ganhar tempo.
Afinal, você não precisará quebrar e nem ter dores de cabeça com essa parte da legislação. Terá mais tempo para aumentar o capital do seu empreendimento. Criar parcerias com outras empresas se torna uma vantagem para seu bolso.
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As fases de implantação do e-Social
A implantação do e-Social teve início em 2018. O Governo federal dividiu a implantação em quatro grupos e quatro eventos, conforme a imagem abaixo:
Cronograma para você se planejar com o E-social
Fonte: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/noticias/2021/julho/cronograma-de-implantacao-do-esocial-e-atualizado
Eventos de Saúde e Segurança do Trabalho
A próxima fase de implantação a acontecer é a fase 4.
Esta fase está relacionada aos registros de saúde e segurança dos empregados. Seus eventos devem começar a ser enviados, via sistema, a partir do dia 13 de outubro de 2021.
A Saúde e Segurança do Trabalho está diretamente ligada ao melhor desempenho dos seus funcionários.
A saúde em dia, a proteção ao colaborador dos riscos ocupacionais e a prevenção de acidentes de trabalho se transformam em uma motivação para o serviço.
Visando o cumprimento das normas regulamentadoras para proteger os empregados e empregadores, o Governo Federal instituiu eventos no sistema e-Social.
Para atender essa requisição, as grandes empresas devem estar preparadas para mandar as informações constantes nos eventos S-2210, S-2220 e S-2240 do leiaute do eSocial.
Esses eventos têm como finalidade substituir o preenchimento dos atuais formulários utilizados para envio da Comunicação de Acidente de Trabalho — CAT e do Perfil Profissiográfico Previdenciário — PPP.
Esses eventos são especificados da seguinte forma:
- S-2210 — Comunicação de Acidente de Trabalho;
- Este evento é utilizado para enviar a CAT do empregado, pelo seu empregador.
- S-2220 — Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
- Este evento deve acompanhar a saúde do trabalhador durante o seu contrato de trabalho. O contrato de trabalho tem início na sua admissão, passando pelos exames periódicos, e finaliza com seu desligamento.
- S-2240 — Condições Ambientais do Trabalho — Agentes Nocivos.
- Este evento registra as informações da exposição do trabalhador aos agentes nocivos.
Tenha um parceiro e evite multas
O sistema e-Social tem o intuito de estabelecer uma relação de transparência entre empregados e empregadores, oferecendo resguardo e proteção a processos nos dois lados.
Sua implantação teve seu início em 8 de janeiro de 2018 e a intenção é que sua finalização ocorra em 11 de julho de 2022. Caso você não tenha o sistema em sua empresa até esta data, estará sujeito a multas e até a processo judicial, se denunciado pelo empregado.
Essas multas podem variar de R4 402,53 a R$ 181.284,63, a depender da infração. E como principais sanções podemos citar: a falta de informações referentes à admissão do funcionário, ao atestado de saúde ocupacional, as comunicações de acidente de trabalho e o afastamento temporário.
Por isso, para evitar esses transtornos, aconselhamos que você conheça nossos programas e faça uma consultoria sem custos para sua empresa.
Firmar parceria com empresas especializadas te dará folga para pensar estrategicamente no aumento do seu empreendimento.
